Les Systèmes d'Animation à Intervalle Court (AIC) sont une composante clé de la démarche Lean dans les entreprises, visant à améliorer en continu les performances opérationnelles tout en favorisant la collaboration et l'implication des équipes. Cet article explore le "fond" des AIC, leurs "formes", et les compétences nécessaires pour les animer efficacement.

1 - Pourquoi les systèmes AIC sont-ils essentiels ?

« Encore une réunion ?... Mais j’ai pourtant déjà envoyé le reporting des KPI demandés à mon N+1 ! ».

« Mais pourquoi parle-t-on « encore » de cette référence, n’a-t-on pas livré dans les temps la semaine dernière ? »

« Je me demande pourquoi l’équipe du matin a préféré arrêter la ligne pour faire du 5S alors que nous avions encore des OFs à terminer »

« J’ai beaucoup d’idées d’améliorations pour ce poste, au vue du manque de temps, je n’arrive pas à parler avec mon Manager pour lui en toucher deux mots, cela permettrait à mes collègues de ne plus subir, je les ai observé mais ils ne m’entendent pas».

« Je ne le croise jamais, impossible de faire avancer mon projet ».

1.1 Le Rituel des AIC : Une Discipline Collective

Les AIC sont bien plus que de simples réunions quotidiennes. Ils constituent un véritable rituel qui structure la journée de travail, créant un rythme régulier pour évaluer la performance, partager les informations et résoudre les problèmes. Ce rituel permet de maintenir un lien étroit entre les objectifs stratégiques de l'entreprise et l'exécution opérationnelle au quotidien, le tout animé par les personnes du terrain.

1.2 Suivi de la Performance : KPI's et OKR

L'un des principaux objectifs des AIC est de suivre de près la performance des équipements (production) et / ou des services à l'aide d'indicateurs clés de performance (KPI's) ou d'Objectifs et Résultats Clés (OKR). Ces indicateurs, souvent affichés de manière visible sur des tableaux de bord, permettent de comparer la performance réelle aux objectifs fixés, d'identifier les écarts, et de prendre des mesures correctives immédiates. Cette approche proactive est cruciale pour assurer la réactivité et l'agilité de l'entreprise. On utilisera souvent la structure SQCDP ( Sécurité, Qualité, Coût, Délai, Performance) pour définir les principaux indicateurs à suivre. (voir le point 1.4 : exemple d’un cycle d’animation AIC)
Pour permettre l’alignement de l’ensemble du site, il est important que la cohérence des KPI mesurés et animés soit repérée et ajustée. Rien de pire qu’une personne participe à plusieurs AIC et doive « répéter » ou s’entendre « répéter » les mêmes informations…

Il est également important que les outils de résolution de problèmes soient connus et intégrés sur le site. Il faut apprendre à partager les éléments de manière objective, étayée par des données quantitatives, et que les causes racines soient partiellement repérées. La prise en main n’en sera que plus efficace et la durée de l’AIC également !

1.3 La Remontée des Problèmes : Détecter et Résoudre en Temps Réel

Les AIC sont également un mécanisme essentiel pour la remontée rapide des problèmes. Lors de ces réunions, chaque membre de l'équipe a l'opportunité d'exprimer les difficultés rencontrées. Cela permet une résolution rapide des problèmes, en impliquant directement les personnes concernées et en mobilisant les ressources nécessaires. Cette approche préventive aide à éviter l'accumulation de dysfonctionnements et à maintenir un flux de travail fluide.
La mises en place d’ AIC et leurs déroulements permettent de retourner sur le terrain, de s’entourer des bonnes personnes, d’être dans l’action, de constituer un « collectif » pour des problématiques communes, d’illustrer les performances de manière visuelle et de participer à l’atteinte d’objectifs ajustés qui alimentent la stratégie de l’entreprise. Au travers de cet outils, c’est toute la boîte à outils de l’excellence opérationnelle qui peut être introduite.

1.4 Les réunions AIC n’ont de sens que s’il y a convergence jusqu’au niveau hiérarchique le plus élevé (cycles d’animations)

En effet certaines décisions méritent un alignement, ou des prises de responsabilités plus importantes. L’objectif étant de finaliser l’ensemble des animations suffisamment tôt pour ne pas monopoliser les intervenants mais également laisser du temps à la prise en main des problématiques. Idéalement l’organisation revient (rituels) :

• Cycle ou rituel 0 constitue la première vague de réunions - même heure (ex : 08H-08H20) - quotidienne
• Cycle 1 représente la 2nde vague (ex : 08H30 à 08H50) pendant laquelle les KPI de niveaux N sont balayés et éventuellement les problématiques non résolues au niveau N-1 - quotidienne
• Cycle 2 dans la même logique 09H-09H20 KPI du niveau N+1 et problématique revue du niveau N – quotidienne
• Cycle 3 concentre les principaux managers de services et peut être décalée autour de 11H40 afin que les actions prises en Tier 2 puissent porter leur fruit et ainsi ne mériter qu’un arbitrage ou une allocation des ressources plus adaptée.

Cette répartition « en couche » encourage la responsabilisation mais aussi accélère le partage d’information de manière ascendante et descendante. Nous pouvons parler de « NO FLY ZONE » pour identifier le lapse de temps où les réunions AIC sont prioritaires sur le fonctionnement de l’entreprise. L’objectif est d’éviter que d’autres réunions ne se greffent. Cela permet de réduire le nombre de réunions, d’éviter les redites et de préciser les canaux de communication. Cela permet également de relancer les GEMBA car l’idéal est d’organiser les panneaux d’affichages pour ces AIC au cœur du terrain.