La tendance actuelle, accélérée par la crise liée à la Covid-19, pousse de nombreuses entreprises à favoriser le travail à distance, y compris pour les fonctions de management. Dans ce contexte, il est devenu essentiel pour les managers de garder une vue d’ensemble sur les opérations, même à distance. Les ateliers de production, bien que directement impactés, restent confrontés à des défis spécifiques : les gaspillages ne se limitent pas aux arrêts machines. Par exemple, les chefs d’équipe perdent un temps précieux à tenir à jour les rituels de pilotage.
Les obstacles à une gestion efficace incluent :
- Une récolte d’informations fastidieuse et chronophage,
- La duplication des tâches (remplissage manuel des feuilles de suivi, recopie des tableaux de bord),
- Difficulté à stocker et conserver les données de manière fiable,
- Des fichiers perdus ou mal mis à jour, entraînant l'abandon progressif des processus de suivi.
Dans ce contexte, digitaliser les rituels de pilotage devient un véritable levier de performance, que ce soit dans les industries manufacturières ou les services.
Les AIC, piliers de l'Excellence Opérationnelle :
L’Animation à Intervalle Court (AIC), issue du Lean Management, est un rituel clé dans la gestion opérationnelle. Il s'agit de courtes réunions permettant de détecter, résoudre et anticiper les problèmes opérationnels. Au cœur du système d'animation d'une usine, les AIC permettent aux managers et à leurs équipes d’agir à la fois en temps réel (actions correctives immédiates) et en temps différé (résolution de problèmes plus complexes) sur la performance industrielle.
Les différents niveaux de pilotage de l’AIC se décomposent ainsi :
- Tours de terrain : réalisés par les chefs d’équipe (une ou deux fois par poste),
- Les écarts constatés et les résultats sont remontés lors des réunions de Top 5,
- Le groupe met en place des actions curatives pour résoudre les problèmes identifiés,
- Les problèmes non résolus sont escaladés à un niveau supérieur, le Top 15,
- Ce niveau permet d’identifier les causes racines et de mettre en place des actions correctives,
- Enfin, les problèmes nécessitant une transversalité des services sont discutés au Top 30, une instance plus globale.
À tous les niveaux de l’AIC (passage de consigne, tours de terrain, Top 5, Top 15, etc.), ces rituels sont les piliers de l'Excellence Opérationnelle. Toutefois, le système traditionnel présente plusieurs inconvénients :
Inconvénients du système traditionnel :
- Récolte d’informations difficile et lente,
- Pertes fréquentes d’informations importantes,
- Données peu fiables ou incomplètes,
- Manque de temps pour participer activement aux réunions.
Avantages d’un système digitalisé :
La digitalisation de l’AIC offre des avantages considérables, parmi lesquels :
- Automatisation de la collecte et de la transmission des informations, réduisant les pertes de données,
- Gain de temps important : les équipes peuvent se concentrer sur la recherche des causes racines des problèmes, plutôt que sur des tâches administratives répétitives.
Le Dashboard global peut donc être partagé à tous les acteurs en temps réel :
La transformation digitale permet de gagner en efficacité et en réactivité dans la gestion des rituels de pilotage :
- Un gain de temps de 50% sur les tournées terrains et la récolte des informations,
- Augmentation du nombre d’audits, permettant une détection plus rapide des problèmes,
- Un nombre plus élevé de problèmes identifiés en moins de temps, ce qui accélère leur résolution.
Autres avantages clés de l’AIC digitalisée :
L’AIC digitalisée ne se contente pas d’automatiser les processus existants ; elle offre des fonctionnalités supplémentaires qui renforcent la performance et la réactivité des équipes :
- Escalade instantanée des actions vers les niveaux supérieurs ou les fonctions support, et retour d’information facilité sur les actions correctives mises en place.
- Mesure facilitée de la performance du système, notamment via le suivi des délais des actions correctives ou préventives.
- Traçabilité des actions assurée, avec des données disponibles pour des analyses qualité approfondies.
- Interopérabilité des données : connexion avec les autres systèmes d’information de l’entreprise, améliorant ainsi la cohérence des informations et la collaboration entre les différents départements.
De plus, la digitalisation séduit particulièrement les jeunes générations, plus à l’aise avec les outils numériques qu’avec les systèmes papier ou tableaux blancs traditionnels. La possibilité de construire automatiquement des Pareto des causes racines facilite également la mise en place d’actions d’amélioration continue en dehors des cycles de production.
Enfin, cette digitalisation permet d’intégrer des routines sur des outils portables (smartphone ou tablette), comme des audits 5S en fin de poste ou des tâches de TPM niveau 0 (Total Productive Maintenance), avec un suivi automatisé via le tableau AIC.
